Pengendalian

1. PENGERTIAN PENGENDALIAN

Pengertian pengendalian menurut para ahli

• GEORGE. R TERRY 

Pengendalian dapat didefinisikan sebagai suatu proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dan standar

• KOONZ

Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat diselenggarakan

• STRONG

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana

• SYAMSI

Pengendalian adalah fungsi manajemen yang mengusahakan agar pekerjaan/ kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana, instruksi, pedoman, patokan, pengaturan atau hasil yang telah ditetapkan sebelumnya.

Berdasarkan uraian diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa pengendalian merupakan pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi yang dilakukan oleh atasan atau pimpinan dalam organisasi terhadap komponen organisasi dan sumber-sumber yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumya, secara terus menerus dan berkesinambungan agar semua dapat berfungsi secara maksimal sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.

2.      JENIS PENGENDALIAN
A.    Pengendalian umpan balik (feedback control) memperoleh informasi mengenai
aktivitas-aktivitas yang telah selesai dijalankan. Pengendalian ini memungkinkan perbaikan di masa mendatang dengan mempelajari apa yang terjadi di masa lampau. Oleh karena itu, tindakan perbaikan terjadi setelah kejadian. 

B.  Pengendalian simultan (concurrent control) menyesuaikan proses yang sedang
berjalan. Pengendalian real-time ini mengendalian aktivitas pemantauan yang terjadi saat ini untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang terlalu jauh dari standarnya. 

C.  Pengendalian ke depan (feedforward control) mengantisipasi dan mencegah masalah masalah. Pengendalian ini memerlukan perspektif jangka panjang.

3.      PROSES PENGENDALIAN
A.    Menetapkan standar dan patokannya.
Langkah ini meliputi standar dan ukuran untuk segala hal mulai target  kerja yang harus dicapai, penyelenggaraan kerja. Patokan ini dapat berupa peraturan, pembakuan, instruksi, dan lain-lain. Agar langkah ini efektif standar ini perlu dirinci dalam bentuk-bentuk operasional, dipahami dan diterima oleh setiap individu pegawai.
B.     Pengukuran hasil pelaksanaan (performance).
Langkah ini merupakan proses berkesinambungan, berulang-ulang (refetitif) dengan frekwensi aktual sesuai dengan jenis aktivitas yang sedang diukur. Pada langkah ini kita mengecek, mengukur, melihat hasil senyatanya atau juga dapat mengecek pelaksanaanya.
C.     Memperbandingkan antara pelaksanaan dan standarnya.
Langkah ini banyak hal merupakan paling mudah ditempuh dalam proses pengendalian, sifat kompleksnya mungkin telah diatasi dalam langkah sebelumnya. Sehingga dalam langkah ini tinggal membandingkan hasil yang telah dicapai dan telah ditetapkan sebelumnya. Jika hasil sesuai dengan standar, maka dapat dikatakan bahwa segala sesuatunya  berjalan secara terkendali. Tetapi mungkin juga terjadi suatu ketidaksamaan atau penyimpangan, ini merupakan feed back yang perlu diperbaiki.
D.    Mengambil tindakan perbaikan.
Apabila hasil belum tercapai atau menurun, dan analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan. Tindakan ini dapat berupa penggandaan perubahan terhadap satu atau lebih banyak hasil.

4.      KARAKTERISTIK PENGENDALIAN EFEKTIF

Secara umum pengendalian yang efektif menurut Siswanto Bedjo mempunyai karak teristik sebagai berikut : 

• Akurat ( Accurate )

Informasi atas prestasi harus akurat. Ketidakakuratan data dari suatu sistem pengendalian dapat mengakibatkan organisasi mengambil tindakan yang akan menemui kegagalan untuk memperbaiki suatu masalah atau menciptakan masalah yang tadinya tidak ada. 

• Tepat  waktu ( Timely )

Informasi yang harus dihimpun, diarahkan, dan segera dievaluasi jika akan diambil tindakan tepat pada waktunya guna menghasilkan perbaikan.

• Objektif dan komprehensif ( Objektive and Comprehensible ) 

Informasi dalam suatu sistem pengendalian harus mudah dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya. Makin objektif sistem pengendalian, makin besar kemungkinannya bahwa individu dengan sadar dan efektif akan merespon informasi yang diterima, demikian pula sebaliknya.

• Dipusatkan pada tempat pengendalian strategik ( Focused on strategic control points )

Sistem pengendalian strategik sebaliknya dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak kemungkinan akan terjadinya deviasi dari standar, atau yang akan menimbulkan kerugian yang paling besar. Selain itu sistem pengendalian strategik sebaiknya dipusatkan pada tempat di mana tindakan perbaikan dapat dilaksanakan seefektif mungkin.

• Secara ekonomi realistik ( Economically realistic)

Pengeluaran biaya untuk implementasi, pengendalian harus ditekan seminimum mungkin, sehingga terhindar dari pemborosan yang tak berguna.

• Secara organisasi realistik  ( Organizationally realistic ) 

Sistem pengendalian harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalkan individu harus dapat melihat hubungan antara tingkat prestasi yang harus dicapainya dan imbalan yang akan menyusul kemudian

• Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi

Informasi pengendalian harus di koordinasikan dengan arus pekerjaan diseluruh organisasi karena dua alasan : pertama, setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi. Kedua, informasi pengendalian harus sampai pada semua orang yang perlu untuk menerimanya.

• Fleksibel ( Flexible )

Pada setiap organisasi pengendalian harus mengandung sifat fleksibel yang sedemikian rupa, sehingga organisasi tersebut dapat segera bertindak untuk mengatasi perubahan-perubahan yang merugikan atau memanfaatkan peluang-peluang baru.

• Preskriptif dan operasionalisasi ( Prescriptive and operational ) 

Pengendalian yang efektif dapat mengidentifikasi setelah terjadi deviasi dari standar, tindakan perbaikan apa yang perlu diambil. Informasi harus sampai dalam bentuk yang dapat digunakan ketika informasi itu tiba pada pihak yang bertanggungjawab untuk mengambil tindakan perbaikan.

• Diterima para anggota organisasi ( Accepted by organization members )

Agar sistem pengendalian dapat diterima oleh para anggota organisasi, pengendalian tersebut harus berkaitan dengan tujuan yang berarti dan diterima. Tujuan tersebut harus mencerminkan bahasa dan aktivitas individu kepada situasi tujuan tersebut dipertautkan.

5.      TEKNIK DAN PERANCANGAN  PENGENDALIAN EFEKTIF

Merumuskan hasil yang diinginkan
Menetapkan petunjuk hasil
Menetapkan standar petunjuk hasil
Menetapkan jaringan informasi & umpan balik
Menilai informasi & mengambil tindakan koreksi